masa yang menginspirasi untuk banyak karya (part IV)
"gw gak mau open tender BPH yang biasa aja, kayak di fakultas", kurang lebih itu yang Faldo bilang waktu open tender BPH mau dimulai. so do I. saya juga gak mau optend yang biasa-biasa aja. makanya saya minta temen-temen saya yang luar biasa buat bantuin. alhamdulillah mereka emang udah nungguin saya minta mereka buat ngurusin optend ini hahaha. here they are: Sese, Evin, Cipi, Uli. gak perlu diragukan kualifikasi mereka. Sese litbang BEM Psiko, Evin korbid internal BEM Psiko, Cipi kabiro Litbang BEM UI 2011, Lysa kabiro PSDM BEM Psiko. udah khatam lah mereka sama yang begini-beginian. mereka ngusulin untuk pake beberapa tahap dalam open tender BPH ini. ada pengumpulan berkas (CV, karya, formulir), dilanjutkan dengan wawancara, bidding, dan LGD (Leaderless Group Discussion).
awalnya dimulai dengan publikasi, penentuan grand design (ini yang bikin tiap hari ke Pusgiwa buat rapat. cekacekaceka), metode pendaftaran, visi misi bidang, penentuan kriteria calon BPH, dan lain sebagainya. kami (PI) sudah memprediksikan siapa-siapa aja yang bakal ikut open tender BPH ini, tapi ketika ada orang yang tidak diperkirakan mendaftar, kami kaget juga, walaupun seneng karena berarti banyak yang ngasih perhatian ke BEM UI. sempet juga ada yang bikin heran+kaget+geregetan. salah satu syarat optend itu minimal angkatan 2010, tapi ini ada angkatan 2011 yang daftar. yah terpaksa kami tolak. mungkin dia bisa coba taun depan buat jadi BPH. publikasi yang kami lakukan salah satunya via twitter, disitu mulai dikenalkan hashtag #gabungBEMUI. kenapa itu dan bukan #optendBPH, soalnya biar hashtag itu bisa jadi brand buat semua acara yang mengundang orang untuk bergabung.
pas mau optend BPH itu hape saya rusak, LCD-nya ngeblank, jadi gak punya hape GSM padahal itu nomer dipake buat jadi CP optend huhu untung Numei mau minjemin hapenya :"D >> #infopenting
lumayan capek juga karena hampir semingguan itu ke Pusgiwa terus, wawancara di pagi hari, kemudian bidding di siang sampe sore (bahkan malem). kami mengeksplorasi konsep yang dibawa oleh para pendaftar, ada yang presentasinya datar, ada yang presentasinya seru banget (isinya ketawa-ketawa doang). ada yang wawancaranya mengagumkan, ada yang wawancaranya er banget. ada pendaftar yang orangnya asik, ada pendaftar yang minta dilempar sepatu. yah, itu semua jadi hal yang mewarnai open tender BPH ini. semua PI kebagian jadi bidder pas open tender ini, minimal 5 orang yang jadi bidder buat satu orang peserta. awal-awal bidding itu Ern belom ikutan karena masih di kampuang haha dan Nicko juga belom ikut karena doi masih KP. tiap bidding, pasti bagiannya Yasir itu nanya tentang nilai-nilai BEM UI, kalo Odi pasti nanya tentang BEM UI-nya itu sendiri, dan pasti lamaaaaaaaaa banget. gocek sana sini dulu :p kalau saya, nanya tentang evaluasi dan konsep sampai ke detil :D oh iya, salah satu bagian yang menarik itu ketika mereka mempresentasikan karya yang mereka bawa. bagus-bagus :) sayang gak dilestarikan *malu*
rangkaian terakhir adalah LGD, hari Minggu, 5 Februari 2012. sebelumnya itu malem2nya PI nginep di Pusgiwa buat saling mengakrabkan diri (makan-makan, nonton Puss In Boots, sharing, bobo), gak heran datengnya telat pas LGD hari Minggu, karena pada pulang dulu dan bla bla bla. mohon maaf >.< LGD selese siang-siang, abis itu para Tim Independen ngerekap nilai dan sore sampe malem kami baru nentuin siapa-siapa aja yang jadi BPH.
ada yang gampang nentuin BPH, karena dia lolos nilai minimal yang ditentukan, karena nilai si A lebih gede dari pesaingnya. tapi ada juga yang susaaaaah banget buat nentuin siapa yang lolos. contohnya: ada dua orang yang daftar buat jadi kadept X, memang nilai si Y lebih gede dari Z walaupun beda tipis, maka melalui perdebatan yang panjaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaang akhirnya si Y lah yang dipilih sebagai kadept. tapi itu menghabiskan waktu berjam-jam lho perdebatannya. spektakuler ya! dan malam itu juga Faldo Odi menghubungi secara langsung SEMUA peserta open tender, baik yang terpilih maupun tidak. ya, karena kami mau ga ada perbedaan perlakuan. semuanya daftar, semuanya ngirim berkas, semuanya ikut LGD, bidding, dan wawancara. kenapa pas pengumuman gak semuanya dihubungi langsung. ya kan? :) untunglah Faldo Odi lagi ada pulsa buat nelepon semuanya haha. ada yang responnya datar, karena udah pede kepilih kali yee, ada yang responnya kaget banget dan gak percaya, ada juga yang gak kepilih tapi seneng #semacamaneh
we're rushing from the start. begitu kepilih BPH-BPHnya, tanggal 13 februari langsung rapat pertama, tadinya mau tanggal 6, tapi rupanya pada gak bisa karena keitung ngedadak. jadilah tanggal segitu dan untungnya LENGKAP, 21 orang PI-BPH dateng rapat :") sayangnya, formasi BPH yang dateng di rapat itu berbeda dengan formasi yang ada sekarang :)
dan you know what, tanggal 13 februari itu sebenernya udah mulai open recruitment staf lho! ahahaha gilak. itu itungannya udah hari pertama wawancara, cuma karena masih awal-awal, jadi masih sepi. orang-orang baru cari-cari info dan kirim berkas. waktu itu, karena oprec ini dipegang Internal, maka yang kerja keras itu saya Bayu dan Yoga (miss sumtin?yeah). FYI, karena satu dan lain hal, Kabiro Litbang belum bisa bekerja sementara masa oprec staf udah mau dimulai. bisa dibilang gak ada yang bikin alat ukur, nyiapin panduan wawancara, form penilaian, dan sebagainya. maka sebagai korbid internal yang baik (hooplah) saya yang ngehandle bikin alat ukur sebagai ganti kerjanya kabiro Litbang. setelah nanya-nanya kriteria staf yang diinginkan ke masing-masing kadept dan kabiro, saya bawa laptopnya Faldo ke Sawarna buat bikin alat ukur! yeah, betul. kebetulan 10-12 februari itu BEM UI 2011 ke Sawarna buat KAT. gak mungkin saya gak ikut, deputi PSDM-nya kok gak ikut, padahal itu acara PSDM. tapi saya juga punya urusan oprec, yasudah itu laptop dibawa dan sepanjang perjalanan dan segala macemnya saya ngerjain alat ukur dan persiapan oprec T_T untung sih masih bisa menikmati kebahagiaan liburan :")
sementara itu di Depok udah mulai publikasi oprec staf via website, saya gak bisa tau bentuknya gimana karena sinyal di Sawarna ternyata jelek, jadi modemnya Faldo gak bisa difungsikan huhu. pas balik ke Depok dan bersiap buat rapat hari senin itu, semua persiapan alat ukur dkk udah selesai dan siap dibagikan ke BPH, saat itu saya udah bisa menyerahkan tugas perlitbangan ke kabiro yang bersangkutan. oprec tahun ini kami berencana membuat terobosan dengan teknologi SAIK-NG. ya semacam SIAK lah hehe. pendaftar oprec bisa memilih sendiri jadwal wawancara yang dia mau. bedanya, gak persis kayak SIAK yang ada kuota per jam dan ada jadwal per mata kuliah (baca: per biro/departemen) karena sistem yang belum memungkinkan. tapi meskipun gak sempurna, kami bangga sama si SAIK dan yang bikin: Ridho Ferdian :D
untuk menjaring pendaftar lebih banyak, kami melakukan metode 'jemput bola' yuhuuuuu PI-BPH keliling-keliling UI nyebarin flyer terus ngadain semacam mini konser di kantin asrama UI. ternyata responnya lumayan positif. alhamdulillah. itu hari Rabu. hari Kamisnya saya dapet kabar buruk, kabiro Litbang saya mengundurkan diri. awalnya saya gak mau lepasin gitu aja, ini udah oprec dan dia harus mengundurkan diri, gak tau gantinya siapa, dia juga harusnya yang bertanggung jawab ngurusin penilaian dan segala macemnya. tapi, once he/she didn't have a will to stay here, I don't have any reason to keep them stay. ya, kalau emang udah gak ada keinginan dari yang bersangkutan, mau gimana lagi. walaupun belum pasti dia mundur, rangkaian oprec tetep harus berjalan. bahkan saya yang ngewawancarain pendaftar-pendaftar Litbang. padahal saat itu kondisi saya lagi drop banget dan suara saya ilang. jadi saya wawancara orang dengan suara minim menuju off huks :(
wawancara ditutup tanggal 17 februari dan langsung diadain staffing dan team building PI-BPH di puncak. ini nih yang bikin saya gak bisa dateng wisuda temen-temen di tanggal 18 februari karena harus ke puncak :( padahal kenyataannya dua hari itu dipake buat staffing, ga ada team buildingnya zzzz eits, tapi gak boleh nyesel. menurut saya, staffing itu udah jadi team building itu sendiri. masak, debat-debat rebutan calon staf, dsb itu udah bikin hubungan kami erat :)
nah, berhubung nasib kabiro litbang masih gantung, dia gak ikut staffing di puncak. lagi-lagi saya yang nentuin siapa-siapa aja orang yang diterima di litbang. sedih sih, banget. karena seharusnya bukan saya yang nentuin ini semua, tapi mau gimana lagi :"(((((
rencana awalnya adalah sabtu pagi ampe siang staffing, sabtu siang ampe minggu team building, main-main, games, sharing, dsb. kenyataannya, dua hari itu staffing terooooossss! bahkan hari minggu siang pun masih staffing. super! ya karena bener-bener dianalisis satu-satu yang bakal diterima. apalagi ada rebut-rebutan orang dan pemotongan jumlah staf di departemen dan biro (karena gak mau pengurus BEMnya kebanyakan) bikin proses staffing ini jadi jauh lebih lama.
*buklet panduan yang dikeluarkan oleh BEM UI untuk open tender dan open recruitmen kayaknya masih ada di Yasir, harus punya, buat jadi kenang-kenangan :")
19 februari adalah pengumuman staf yang diterima melalui open recruitment, sehabis pulang dari Puncak, langsung Yasir kerja keras bikin publikasi yang langsung dipublikasiin di web bem ui. dengan terkumpulnya staf melalui oprec, ditambah staf closrec, ditambah BPH, dan tentunya PI . . .
192 mahasiswa UI siap menjalankan BEM UI 2012 dengan gemilang!
:)
Komentar
salam kenal, kak! aku Dini dari UGM.
mm gini kak, kalo boleh, aku mau minta booklet panduan optend BPH BEM UI 2012 yang kakak ceritain di atas, hehe. aku tertarik banget sama konsep oprec dan optend-nya, jadi pingin belajar dari booklet-nya.
bolehkah kah? hehe.
ditunggu ya kak jawabannya! makasih banyak ^^
maaf baru baca postingannya karena sudah agak lama gak buka blog..
sejujurnya udah ga tau itu bukletnya ada dimana haha...